Добротея

9 советов, как выделять время на работу и использовать его по максимуму

Безусловно, каждого из нас интересует вопрос, как сделать за определенное время максимальное количество дел. Да еще и не тратить на это нервы. Это возможно, если исследовать свою продуктивность, найти бреши и неоптимальные «участки» в системе планирования рабочего времени и устранить их. Было бы желание!

Наверняка у вас, как и у меня, порой возникает потребность в 25-ом часе в сутках. А ведь этот час у нас в запасе есть! Надо только освободить его от псевдо-отдыха и прокрастинации, а часть времени добавить за счет более грамотного управления временем. Всего дополнительный час в день — и ваша ежедневная производительность ощутимо увеличится.

Приведу девять несложных методов, которые помогут этот час «раздобыть».

1. Поддерживайте баланс

Ваша жизнь состоит из семи важных областей: здоровье, семья, финансы, а также области интеллектуальных, социальных, профессиональных и духовных ценностей. Естественно, что каждый день вы не уделяете одинаковое количество времени каждой области. Более того, в некоторые дни вы каким-либо «отраслям» вообще можете время не уделять. Но в долгосрочной перспективе баланс должен быть соблюден. Игнорирование любой из областей жизни, не говоря уже о двух или трех, влечет за собой нарушение равновесия и дополнительные препятствия на пути к успеху.

Если вы не будете уделять время здоровью — это может сказаться на вашем самочувствии в будущем. Если вы будете игнорировать свои семейные обязанности — потом вам может понадобиться много времени на восстановление отношений. И так далее, и так далее… Поддерживать баланс «занятым» людям очень сложно, не так ли? Но это обязательно надо делать!

2. Подружитесь с ручкой и бумагой

Есть такая поговорка: «В тупом карандаше больше силы, чем у острого ума». Приучите себя записывать все, что хотите сделать, в одно место (блокнот, КПК, телефон, специальную программу на компьютере и т.д.). В уме лучше держать «направления», а не детали. Да, подробности важны, но лучше (и надежнее), чтобы они были на бумаге. Вот прямо сейчас возьмите и запишите, что вам надо сделать. Потом забудьте о списке и всю свою энергию направьте на выполнение конкретной задачи. Следующий просмотр списка сделайте тогда, когда задача решена.

3. Составляйте план на каждый день

Каждый вечер тратьте некоторое время на то, чтобы спланировать дела следующего дня. Включите в план все «надо» и все «хочу». И не ограничивайтесь только работой (см. пункт 1)! Без плана на день вы будете отвлекаться на мелочи, тратить время на разговоры и бесперспективных клиентов, вместо того, чтобы посвятить время делу и тем самым повысить свою производительность. Заведите привычку планировать время, а не просто плыть по течению.

4. Расставляйте приоритеты

Ваш список дел будет состоять из важных и не очень важных пунктов. Несмотря на то, что мы хотим быть продуктивными, когда есть выбор, мы выбираем дела из второй категории. Это понятно: они легче, приятнее, требуют меньших трудозатрат… Так вот, наравне с составлением плана каждый вечер заведите привычку еще и расставлять приоритеты. Поставьте «№ 1″ рядом с самым важным пунктом в списке, «№ 2″ — рядом со следующим по важности, и так далее. И пусть вы за день не успеете сделать абсолютно все, но вы успеете самое главное. Это в разы увеличит вашу продуктивность без дополнительных временных затрат.

5. Боритесь с прокрастинацией (откладыванием дел на потом)

Как бы эффективно и красиво вы все ни планировали, но одного планирования мало — надо еще и все это делать. А мы часто раз за разом откладываем важные и кажущиеся нам большими дела на потом. И это до тех пор, пока «не припрет к стенке» или пока что-то не простимулирует нас как следует. Такое откладывание называется «прокрастинацией»: вместо того, чтобы прямо сейчас сесть и написать важную статью, мы идем наливать чай, потом долго точим карандаши, потом на минутку залазим на форум посмотреть, кто там в очередной раз «не прав», и так далее, и так далее.

Очевидно, что у нас есть два пути, как заставить себя заняться делом:

1. представить все те негативные последствия, с которыми мы столкнемся, если вовремя не сделаем задачу;
2. найти положительные моменты, стимулирующие вас на немедленное выполнение работы.

Второй путь интереснее и приятнее. Возьмите дело, давно висящее без движения в вашем to-do листе и превратите его в игру. Останьтесь один на один с задачей, устранив все возможные отвлекающие элементы (выключите телевизор, мессенджеры, интернет — если работаете за компьютером). Разбейте дело на маленькие подзадачи, которые легко выполнять. Получив список в виде подробного инструктажа, сделайте первый шаг (перестаньте лениться и сделайте!). Уверяю, что сделав его, вам будет гораздо легче идти дальше.

6. Ведите «журнал прерываний»

В среднем за рабочий день человек делает полсотни перерывов. Средняя продолжительность перерыва — 5 минут. То есть суммарное время отвлечений от работы составляет 4 часа. Да, на работе может быть слабая мотивация или периоды, когда происходит утверждение и заключение договора с новым заказчиком (в этом случае вам делать нечего), но даже это время нужно проводить с пользой для себя (чтение тематической литературы, оттачивание мастерства, работа над своими проектами).

Итак, ведите учет «перерывов» (отвлечений на телефонные разговоры и общение, перекусов, перекуров и т.д.). Просто возьмите блокнот или лист бумаги и напишите заголовок «Журнал прерываний». Разделите лист на 6 столбцов с названиями: «Дата», «Время», «Кто», «Что»,«Продолжительность», «Важность». После каждого отрыва от работы запишите время, кто вас отвлек, с чем это связано, сколько времени ушло. В последнем столбике поставьте оценку важности. Можно придумать какую-нибудь свою шкалу оценок. Лично я пользуюсь такой: «С»— супер-важно, «В» — важно, «М» — маловажно, «Б» — бесполезно. Логируйте свои перерывы примерно в течение одной недели, чтобы накопить достаточно исходных данных для анализа. В конце испытания оцените результаты и примите меры для устранения некоторых периодически возникающих перерывов типов «М» и «Б».

7. Делегируйте полномочия

В неделе у нас 168 часов, из которых нужно вычесть примерно 56 часов сна и еще 10 часов, которые мы тратим на личную гигиену. То есть на достижение наших целей остается не так уж и много времени. Делегирование (переложение части работы на других) позволит вам использовать свое время более эффективно. Самое трудное в процессе делегирования — это допустить его. Ведь мы гордимся тем, что умеем все делать сами. Еще и утвердившийся стереотип, гласящий: «Если вы хотите, чтобы работа была сделана хорошо, то лучше сделать ее самой/самому».

Каждый вечер во время планирования следующего дня посмотрите на то, что надо сделать и задайте себе вопрос: «Если я буду это делать, буду ли я таким образом использовать время наилучшим образом?» Если ответ утвердительный, то делайте. Если же нет, то подумайте, нельзя ли переложить работу на специалиста, у которого она отнимет меньше времени, а результат может получиться лучше? Чувствуете разницу между «Я делаю это» и «Это может быть сделано«?

8. Принимайте участие только в важных совещаниях

Совещание — это когда двое или больше человек собираются вместе для обсуждения вопросов и обмена информацией. Казалось бы, что тут такого? Тем не менее, совещания могут стать «поглотителями» времени и снизить вашу продуктивность. Перед встречей лучше уточнить, важным ли будет совещание и могут ли без вас обойтись. Если ваше присутствие необязательно, скажите начальнику, что проведете это время более эффективно на своем рабочем месте.

9. Держите в порядке бумаги и документы

Легко утонуть в ворохе бумаг, которые окружают нас на рабочем месте. Мы получаем сообщения по электронной почте, телефону, в виде бумажной корреспонденции, договоров, циркуляров, факсов и т.д.. Много времени тратится при попытке найти нужную информацию в кипе бумаг. А если потом окажется, что где-то вкралась ошибка и надо все исправлять? Страшно представить! Продумайте и внедрите свою систему организации и хранения документов (в интернете предлагаются разные варианты, вам остается только выбрать и модифицировать немного). Поверьте, это стоит сделать — в будущем временные затраты окупятся сторицей. Если вы не можете проработать систему прямо сейчас — запланируйте на ближайшее время.

lady-antikrizis.ru